Introducere

Neajunsurile in management constituie una din cauzele majore ale intarzierii platilor: lipsa organizarii, sisteme informationale deficitare, sisteme informatice subdezvoltate, inconveniente administrative, etc…

Exemple de neajunsuri in partea vanzatorului sunt: lipsa unui contract semnat, intarzierea emiterii facturii sau emiterea gresita, monitorizare ineficienta a platilor si lipsa unei politici coerente in colectarea debitelor.

Pe partea cumparatorului, intarzierile se pot datora unei proaste organizari a pregatirii platilor scadente datorate, receptionarii facturilor-inregistrarii in contabilitate, controlului livrarilor, autorizarii pentru efectuarea platii, etc….Aceste neajunsuri de management sunt intalnite in general in firmele mici, care au un personal redus si care dispun de resurse de management limitate.

In afara de mijloacele traditionale, este necesar sa se ia in considerare valoarea educationala reala a metodelor computerizate de management al business-ului.

CARE SUNT PROCEDURILE INDICATE IN CONTROLUL CREDITELOR?

-obtinerea unui rating al solvabilitatii fiecarui nou client inainte de initierea unei noi relatii comerciale

-stabilirea unor termeni de desfasurare a relatiei comerciale, inclusiv termenul de plata si limita maxima de creditare

-asigurarea ca noul client si-a insusit termenii transmisi in scris si asigurarea ca nu va beneficia de nici un bun sau serviciu daca nu va respecta termenii comunicati

-stabilirea unor proceduri de contactare a clientilor, imediat ce creanta devine scadenta, si respectarea acestor proceduri

-la clientii la care se trimit scrisori de notificare, sau echivalentul, prin care casta este instiintat de masurile ce se vor lua, trebuie specificata o data la care se vor lua maurile mentionate

-acolo unde comertul include moneda a doua sau mai multe tari, trebuie sa va asigurati ca termenii comerciali specifica moneda in care se va face plata, cum se va proceda la fluctuatiile de curs valutar (daca este cazul) si legislatia carei tari se va aplica in cazul unui litigiu

- nu asteptati prea mult pana la initierea procedurilor de recuperare, cu trecerea timpului putand aparea limitari fata de aceste debite care va vor aduce pagube

CARE SUNT METODELE DE SECURITATE INDICATE?

-scrisorile e credit

-plati partiale in avans

-politici de discount pentru plata integrala in avans

-discounturi pentru plata cash in avans

-garantii bancare

-asigurare de credit

-factoring si forfaiting (vinderea creantelor externe la o banca sau o casa de finantare)

-avalizarea/garantarea din partea administratorului, asociatului companiei

-garantarea in nume propriu de catre administrator

-titlul executoriu pentru contracte

-daca firma dumneavoastra nu are un sistem intern de control al debitelor, nu ezitati sa contactati o firma specializata: o agentie de colectare a debitelor sau un avocat.

CARE SUNT CONVENTIILE INTERNATIONALE CE TREBUIE URMARITE?

Conventia Natiunilor Unite cu privire la contractele comerciale pentru comertul international de bunuri (Conventia de la Vienna)

Conventia de la Vienna a fost emisa in 1980 si este valabila pentru tarile care au aderat la aceasta incepand din acel an. Scopul acesteia este de a reglementa legislatia referitoare la constituirea contractelor comerciale de vanzare a bunurilor si a modului in care sunt acestea puse in practica.

Conventia este aplicabila numai tranzactiilor internationale, prevaland fata de legislatia tarilor partilor implicate, cu exceptia cazului in care se specifica faptul ca legea uneia dintre parti se aplica mai presus.

Conventia in sine este menita sa reglementeze comertul international de bunuri (nu consumul acestora), printre altele, excluzand in mod expres orice interes cu privire la “efectul pe care contractul l-ar putea avea asupra bunului sau a proprietatii vandute, adica nu se ia in considerare retentia titlului de proprietate.” In general, conventia reglementeaza si modul de colectare si de plata, dar evident, nu in totalitate.

Conventia de la Bruxelles

Colectarea internationala de debite a fost facilitata de Conventia din 1968 (cunoscuta ca si Conventia de la Bruxelles), ale carei prevederi au fost incluse in legile Regatului Unit din 1982, dar cu ratificarea concreta din Ianuarie 1987. Acum intreaga comunitate a adoptat-o.

In general, conventia furnizeaza contextul recunoasterii si investirii in orice stat a unei sentinte obtinute in orice stat ce a aderat la conventie. De asemenea, cere, ca si regula, initierea procesului intr-o instanta din tara acuzatului.

CARE SUNT SURSELE INSTRUIRII?

In timpul LIC din 1996 (Liga internationala pentru creditori- editia 5), in cooperare cu Info Centers (retea de institutii de consultanta aflate la dispozitia intreprinderii si creata de Comisia Europeana, DG XX III) si cu sprijinul Comisiei Europene, DG XX III a organizat 10 seminarii in 9 tari din Uniunea Europeana –Irlanda, Germania, regatul Unit, Suedia, Italia, portugalia, Franta si Luxembourg, pe tema managementului creditelor si a controlului debitelor.

Obiectivul acestor seminarii a fost acela de a oferi intreprinderilor acces la consiliere independenta care sa imbunatateasca fluxul de incasari printr-un management al creditelor sanatos. Beneficiile la care se pot astepta firmele in urma acestor seminarii sunt reprezentate de sumele substantiale pe care le pot salva ca rezultat al noilor politici de credit, cat si insusirea unor mijloace computerizate de management al busness-ului.

PRINCIPIILE DE ORGANIZARE A SOFTWARE-ULUI DE MANAGEMENT FINANCIAR PENTRU INTREPRINDERI MICI SI MIJLOCII

In acest context este important de mentionat faptul ca, sub auspiciile DG XX III, un comitet de conducere s-a intalnit pentru a promova reformele necesare in pachetele de software de management utilizat de intreprinderile mici si mijlocii. Comiteul a stabilit, alaturi de publicistii de software, cateva obiective precise in furnizarea catre companii, pana la 1 Ianuarie 1999, a unor solutii necesare in 3 zone:

-armonizare perfecta intre softurile ce se ocupa de: contabilitate, managementul fluxului de incasari si consolidare

-controlul efectiv al managementului companiei

-comunicarea, atat interna (intre departamente/ interfata pachetelor de software), cat si externa (clienti/ furnizori, banci).

Trebuie sa luam in considerare si faptul ca moneda unica se va introduce in Ianuarie 1999. Software-ul trebuie, prin urmare, sa fie conceput astfel incat sa permita o integrare graduala a schimbarilor viitoare, oferind posibilitatea unei viziuni in paralel a celor 2 monede (cea nationala si Euro), inainte de trecerea totala la moneda unica. In plus metodele intrebuintate trebuie sa fie suficient de simple, si configuratia (TVA-ul, dobanzile, termenii bancari) special conceputa astfel incat utilizatorul sa poata cu usurinat face modificarile necesare fara asistenta de specialitate.

REZULTATELE SONDALULUI LIC DIN CADRUL SEMINARIILOR, SONDAJ CU PRIVIRE LA INTARZIERILE LA PLATA IN TRANZACTIILE COMERCIALE

Acest sondaj a fost facut in tarile in care s-au organizat seminariile. S-au pus si diverse intrebari cu privire la metodele de management si pachete de management financiar.

Intrebarile la care s-a raspuns si care au fost analizate sunt, dupa cum urmeaza:

1.Rata firmelor care necesita asistenta/informare cu privire la confirmarea unui debit scadent

lista a debitelor recunoscute-81%

evidenta copmuterizata a debitelor scadente-46%

2. Rata firmelor care necesita asistenta/informare cu privire la analizarea bilantului contabil in baza indexului analitic

evidenta computerizata a incasarilor-36%

evidenta computerizata a platilor-41%

determinatrea fluxului incasarilor-85%

3. Rata firmelor care necesita asistenta cu privire la externalizarea procedurilor de recuperare

avocati-37%

agentii de colectare-35%

4. Volumul debitelor scadente in anul 1995

58% din companii au un volum de-35%

26% din companii au un volum de-20%

14% din companii au un volum de-50%

2% din companii au un volum de-0

5. Rata firmelor care necesita asistenta/informare cu privire la extinderea conostintelor despre managementul business-ului

informatii cu privire la portejarea creditorilor-83%

seminarii cu privire la managementul creditelor/controlul creditelor-74%

consiliere in cadrul propriilor firme-37%

DESPRE SURSA DE ASISTENTA IN MANAGEMENTUL CREDITELOR

Ca raspuns la dificultatile provocate micilor intreprinderi de plata intarziata a creantelor comerciale, LIC a adoptat acest ghid de practici indicate. Corpuri de consiliere precum LIC si centrele de informare din regiunea dumneavoastra au un rol vital in furnizarea sprijinirii acestui sector vital din economie.

Paul Obadia, presdine al Curtii din Nisa, Franta, a rezumat intr-un mod foarte amuzant, diverse obiceiuri din Uniunea Europeana:

-daca eram un angajat, as fi stat in Franta, pentru ca e cea mai protejata tara

-daca eram un creditor nepreferential, as fi mers in Damenarca, pentru ca este tara care nu are preferinte, din 1977

-daca as fi fost un bancher, as fi mers in Marea Britanie, pentru ca administratorul meu ar putea fi in acelasi timp administrator judiciar

-daca as fi un lichidator batran cu o experienta profesionala mai mare de 12 ani, as merge in Olanda, pentru ca acolo venitul meu ar fi crescut cu 30%

-daca as fi avut o intreprindere mica, as fi mers in Italia, pentru ca acolo as fi protejat de faliment prin lege

-daca as fi fost un om de afaceri, as fi mers in Luxembourg, pentru motivele cunoscute de toata lumea!

foto:europa.eu